martes, 21 de abril de 2009

¿Quién construyó los rieles de tu empresa?


Hace unos días mientras hacia mi mudanza, estaba envolviendo con periódicos algunos vasos, cuando llamó mi atención un escrito de Paulo Coelho** llamado “la distancia entre los rieles”; pues me hizo pensar en cómo en el mundo empresarial dejamos que algunas prácticas que fueron buenas en su momento, hoy se conviertan en obstáculos para la eficiencia y rentabilidad de las empresas.
En resumen, el artículo comienza analizando el por qué los rieles de los trenes tienen una distancia de 143.5 cm. de ancho, número que llamó la curiosidad del autor, porque es difícil de recordar. Al investigar, descubrió que esta medida fue determinada por los romanos por ser la distancia que había entre 2 caballos de talla media, que jalaban los carruajes de guerra. Lo curioso de esta reflexión es que dicha medida, creada por esta gran civilización hace miles de años, ha influenciado hasta los viajes espaciales. Pues los tanques de combustible, que los científicos sugería que fueran más grandes, tuvieron que ser reducidos de ancho, debido a que eran fabricados en Utah y para llegar a Florida de la forma más eficiente, debían ser transportados por tren, por lo cual tenían que atravesar túneles diseñados solamente para trenes, es decir de 143.5cms.
Algunas veces, cuando se comienza a trabajar en una empresa o cuando empezamos una empresa, existen ciertas formas de hacer las cosas que puede ser “porque así es aquí”, “porque así lo dice el manual”, “porque así me ha funcionado” o simple pero más peligrosamente:“porque así dice el patrón”.
Existen en las empresas algunas “medidas” que fueron determinadas por alguna buena y práctica razón, pero algunos años después es probable que éstas no sigan siendo las más útiles o prácticas acciones.
Por ejemplo, recuerdo que un cliente que se dedica a la construcción, tenía grandes pérdidas en tiempos y eficiencias, debido a la diferencia de horario entre el personal de compras de la oficina (de 10am a 20h) y los residentes de obra (de 8am a 18:30pm).
Los residentes de obra se quejaban de no ser atendidos sino hasta las 10 ú 11 a.m., siendo que requerían de los servicios de compras desde las 8 a.m., cuando comenzaban sus labores. Estos inconvenientes causaron un mal ambiente laboral y pérdida de dinero por multas de retrasos de obra y bajos márgenes de utilidad.
Además, la mayoría de los proveedores de la constructora tenían un horario de 8 a 18pm, haciendo completamente ocioso que el personal de compras estuviera más allá de las 18:30 horas. Causando más bien gastos extras de luz, teléfono e Internet.
Cuando le pregunté a mi cliente la razón de ese horario, su primer respuesta fue, “porque siempre ha sido así”. ¿¡Razón suficiente para continuar haciéndolo!?
Indagando un poco más, nos dimos cuenta que el horario fue establecido por la petición de algunos empleados que tenían hijos “pequeños”, quienes pidieron al dueño les permitiera entrar después dejarlos en el colegio (9am aprox.).
Entonces dicha medida fue adoptada por la empresa para satisfacer las necesidades temporales de algunos de sus empleados. La situación de la empresa no era la misma ahora, 15 años después. Los hijos “pequeños” estaban en preparatoria o universidad, la plantilla de empleados había aumentado de manera exponencial, la gran mayoría de las obras se encontraban fuera de la Ciudad de México y la complejidad de las mismas era mucho mayor. Por lo que ese horario con estas nuevas condiciones ya no era ni práctico, ni útil, ni productivo, ni eficiente, ni tenía ningún sentido comercial en el presente. En resumen, la distancia entre sus rieles no era la más adecuada. (Además, algunos empleados comenzaban a pedir salir antes de las 20:00 para convivir con sus hijo “pequeños” que ahora habían crecido.)
Situaciones como estas son más comunes de lo que sospechamos. Sinceramente, ¿Cuántas veces al mes o incluso al año, has reflexionado sobre cómo arreglar o mejorar lo que hacemos de manera continua? ¿cuántas veces comenzamos grandes cambios en nuestros trabajos y a los pocos meses volvemos a las mismas prácticas?
Para lograr cambios que sean sostenibles a corto y largo plazo, recomiendo lo que los angloparlantes conocen como “baby steps” es decir “pasos de bebé”. Esto significa tomar pequeños pasos que nos llevarán a recorrer grandes caminos.
Mi cliente con los problemas de horarios optó por comenzar a “RECOLECTAR PROBLEMAS” en su empresa. Es decir, empezó a cuestionarse sobre ¿QUIÉN DETERMINÓ EL ANCHO DE SUS RIELES? Esto fue muy importante para generar una consciencia sobre las situaciones, problemas o personas que no eran óptimas para el desempeño de una organización.
Algunos de los productos de la recolecta fueron, quejas constantes de las residencias de obras, compras caras y fuera de presupuesto por urgencias generadas, sobre precio de servicios—como operadores de maquinarias— tiempos muertos, etc. Estas ineficiencias generaban altos costos administrativos que se reflejaban en pobres márgenes de utilidad y en algunas ocasiones en pérdidas.
De todas las cosas que le frustraban a la Dirección se tomaron las 3 más importantes y se comenzó a trabajar en planes de acción que respondieran las preguntas ¿cómo se podría mejorar dicha situación? y ¿cómo se puede hacer para que no vuelva a suceder determinada situación?
Al poco tiempo de comenzar con pequeños cambios, como el cambio de horarios exclusivamente en el departamento de compras, comenzaron a notarse las mejoras. El tren empezó a ajustar la distancia entre sus rieles.
Te propongo tomarte un tiempo esta semana para reflexionar acerca de ¿Porqué hacemos las cosas en nuestra organización?¿Cómo podríamos mejorarlas?

Si quieres llevar tu liderazo al siguente nivel TOMA ACCIÓN HOY 
Gracias por tu tiempo yo soy Gabriel Uribe y me encantaría escuchar tus comentarios y experiencias, escríbeme a:
guribe@centrumsite.com


**www.reforma.com/editoriales/cultura/487/972771/default.shtm **http://centrummexico.blogspot.com/2009/04/la-distancia-entre-los-rieles-1.html
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